Согласование документов

Чем четче будут оговорены все нюансы заполнения различного рода документов, тем меньше будет различного рода неожиданностей в будущем. Оптимальным решением будет согласование всех особенностей заполнения всевозможных документов сначала со своими специалистами, а далее уже с производителем.

1) Нужно сообщать заранее, если существуют особенности платежей (оплата из разных источников; оплата со специфическим оформлением ряда документов для оптимальной таможенной очистки и т. п.) и все эти нюансы четко расписывать.

2) Часто контрактодержателем бывает одна компания, плательщиком другая, а документы оформляются на третью.

Для такого случая важно заранее сообщить все эти особенности производителю. В противном случае будет сложно соотнести, например, зашедшую предоплату от незнакомого производителю плательщика с известным ему покупателем по контракту. На счет производителя заходит ежедневно множество платежей и далеко не всегда отправленные суммы согласно контракта совпадают с реально поступившими на счет. Это связано с дополнительными комиссионными, которые часто снимают банки корреспонденты по пути следования средств, несмотря на выставленные отметки, что оплата за счет плательщика.

В любом случае сразу после платежа нужно предоставить свифтовку (получить можно в своем банке по требованию) или хотя бы копию платежки. Это существенно ускорит процесс нахождения и идентификации поступивших средств. Если используется комплексный вариант платежа через цепочку плательщиков и затруднительно получить свифтовку по каким-то причинам, то нужно хотя бы сообщить, что отправлена сумма такая-то,  плательщик – компания такая-то.

Производителю нужно четко знать по какой схеме работает заказчик. Для этого заказчик должен заблаговременно сообщить свой финансовый план, последовательность действий, особенности оформления документов, перечень документов для отправки контрактодержателю и отдельно грузополучателю и т. п.

Например, так:

а) Контракт заключаем между Alfa Ltd и компанией производителем.
б) Предоплата 20% идет от Beta Ltd в течении 3-х банковских дней с момента подписания договора.
в) Производитель, получив предоплату, производит товар и оформляет его согласно требований:
….
документ такой-то, пишем то-то в графе такой-то и т. п.

Наши инструкции по оформлению каждого документа и перечню документов для отправки отдельно компании Alfa Ltd и Gamma Ltd сведены в файл такой-то.

Иными словами выше указывается, что транспортные документы и сертификаты оформляются на компанию-грузополучателя Gamma Ltd.

г) Производитель отгружает товар. Через 4-5 дней после отгрузки присылает драфты документов на согласование. После подтверждения выпускает уже оригиналы и предоставляет их сканированные копии по e-mail.
д) Покупатель, одобрив сканы оригиналов, платит за 10-ть дней до прибытия груза в порт назначения оставшиеся 80% через компанию Alfa Ltd. Платеж подтверждается SWIFT~ом.
е) Производитель, получив оплату, отправляет оригиналы экспресс почтой на адрес такой-то

3) Зачастую вопросы, которые казалось бы относятся к сфере решений заказчика и не должны касаться особенностей оформления документов могут оказать на них заметное влияние.

Например, покупатель заказал продукцию на условиях FOB Qingdao и сообщил, что планирует доставлять груз силами своего транспортника через Ригу. Производитель использовал эти данные при сертификации продукции в CIQ. Далее покупатель нашел более дешевый вариант доставки через Клайпеду. Однако производитель уже не может принять новый вариант доставки, поскольку все документы уже выпущены с указанием, что доставка будет через Ригу. Чтобы переделать все на Клайпеду нужно выполнить много изменений, что будет неоправданно затратно.

Оставить ответ

27 + = 35